Phần mềm hội nghị trực tuyến Zoom hiện tại đang được nhiều nhà trường sử dụng để dạy và học trực tuyến. Trong quá trình sử dụng Zoom, cả giáo viên và học sinh gặp phải các lỗi là điều không thể tránh khỏi.
Những lỗi thường gặp khi sử dụng Zoom như không nói được micro, hay webcam không hiện hình ảnh. Hoặc giao diện Zoom hiển thị một số thông báo và không thể tham gia vào lớp học trực tuyến.
Hiện nay, phần mềm Zoom trở thành công cụ thiết yếu nhằm duy trì công việc từ xa của các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện,…Ứng dụng Zoom Meeting là một ứng dụng được nhiều thầy cô giáo sử dụng trong việc dạy học trực tuyến. Trong giai đoạn dịch bệnh thì nhu cầu sử dụng Zoom còn tăng cao hơn nữa.
Trong bài viết này, Mạng dịch vụ sẽ hướng dẫn bạn cách tạo phòng học trên Zoom cho giáo viên nhé.
Điều tiên quyết là bạn phải đăng ký tài khoản Zoom đã, để tạo được tài khoàn thì bạn có thể tham khảo bài viết “Hướng dẫn tạo tài khoản mới trên Zoom“.
cách tạo phòng học trên zoom
Tiến hành đăng nhập tài khoản trên Zoom, nhấn vào Sign in để đăng nhập
Đăng nhập Zoom thì bạn sẽ có rất nhiều cách để làm, chẳng hạn:
Liên kết với tài khoản SSO.
Liên kết với tài khoản Google.
Liên kết với tài khoản Facebook.
Sau khi đăng nhập thành công, giao diện thiết lập chính của Zoom sẽ hiện ra và sẽ có các công cụ như sau:
Thanh công cụ ngang
Home: giao diện chính của phần mềm.
Chat: chức năng trò chuyện.
Meetings: các tính năng trong cuộc họp.
Contacts: danh sách địa chỉ liên lạc.
4 công cụ chính
New meeting: Tạo phòng họp, phòng học trực tuyến.
Join: Truy cập đến phòng họp, phòng học trực tuyến của người khác.
Schedule: Lên lịch cho các buổi họp, học.
Share screen: Chia sẻ màn hình giao diện cho người khác trong phòng.
Hướng dẫn cách tạo phòng học trên Zoom
Bước 1: chọn vào mục New Meeting tại giao diện chính.
Bước 2: Khi đó, camera sẽ được khởi động và sẽ hiện bảng thông báo “Join with computer audio” – tham gia Zoom bằng âm thanh máy tính, “Test speaker and microphone” – kiểm tra loa và micro. Bạn có thể chọn mục theo nhu cầu của mình nhé.
Bước 3: Để mời học sinh, sinh viên tham gia vào phòng học của mình. Tại mục “Participants”, nhấn vào mũi tên hướng lên, chọn “invite”. Bạn có 2 cách để thực hiện:
Cách 1: Mời học sinh, sinh viên qua “Contacts”.
Coppy URL: bạn coppy URL phòng học và gửi vào nhóm có các em học sinh. Từ đó, học sinh sẽ click vào đường link và có thể tham gia trực tiếp vào phòng học mà không cần phải nhập ID, passcode.
Coppy Invitation: copy đường dẫn (sẽ có bao gồm Meeting ID, Passcode) và gửi đến nhóm chứa học sinh, sinh viên để có thể mời các em vào phòng học. Trên đường link học sinh có thể tham gia với Meeting ID và passcode.
Bạn nhấp vào tab “email”, đăng nhập email của mình, sau khi đăng nhập thành công thì cửa sổ soạn mail hiện ra, ở đây sẽ bao gồm thông tin chi tiết về phòng họp. Bạn chỉ cần nhập email của các em học sinh và bấm gửi thì các em sẽ có thể tham gia được vào phòng học.
các tính năng chính trong zoom
Sau khi tạo và vào được phòng học. Bạn sẽ thấy giao diện phòng học với các tính năng chính ở thanh menu phía dưới như:
Mute: Bật/Tắt mic trên Zoom.
Start Video: Bật/Tắt camera/webcam.
Security: Thiết lập các tính năng bảo mật như: bật phòng chờ để duyệt vào phòng, cho phép người tham gia có thể chia sẻ màn hình hoặc chat.
Manage Participant: Quản lý người tham gia phòng học.
Nền tảng hội nghị trực tuyến của Zoom cung cấp cho bạn nhiều tính năng hội nghị truyền hình an toàn để đảm bảo các cuộc họp của bạn được bảo vệ và chỉ bao gồm những người tham gia mong muốn.
Một trong những thành phần bảo mật phổ biến nhất của cuộc họp Zoom là tính năng Phòng chờ (Waiting room). Bài viết dưới đây sẽ đưa ra các hướng dẫn về cách tạo phòng chờ Zoom, tắt chế độ phòng chờ, các tùy chọn phòng chờ và cách chỉ sửa thông báo phòng chờ.
Phòng chờ (Waiting Zoom) trên phần mềm Zoom là gì?
Là một phòng ảo để những người tham gia hội nghị trực tuyến chờ đến khi người chủ trì sẵn sàng. Chủ phòng có thể tùy chỉnh phòng chờ để kiểm soát người nào và khi nào được tham gia vào cuộc họp.
Tính năng Phòng chờ (Waiting Room) của Zoom rất cần thiết, cho phép người chủ trì kiểm soát khi có người tham gia cuộc họp. Là người chủ trì, bạn có thể chấp nhận từng người tham dự cuộc họp trực tuyến, hoặc giữ tất cả người tham dự trong Phòng chờ và chấp nhận tất cả họ cùng một lúc. Bạn có thể đưa tất cả người tham gia đến Phòng chờ, hoặc cho phép người tham gia từ tài khoản Zoom của bạn và người tham gia tại các khu vực cụ thể bỏ qua Phòng chờ. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra các hướng dẫn về cách bật và tắt chế độ Phòng chờ trong Zoom.
điều kiện để sử dụng và tùy chỉnh phòng chờ
điều kiện sử dụng phòng chờ zoom
Đối với phần mềm Zoom Client trên máy tính:
Windows: 5.4.0 trở lên
macOS: 5.4.0 trở lên
Linux: 5.4.0 trở lên
Đối với ứng dụng Zoom trên thiết bị di động
Android: 5.1.28652.0706 trở lên
iOS: 5.1.228642.0705 trở lên
điều kiện tùy chỉnh
Người dùng được cấp phép tùy chỉnh
những hạn chế khi sử dụng phòng chờ zoom
Khi tùy chọn Phòng chờ được bật, người tham gia sẽ không thể hoạt động trong cuộc họp trực tuyến nếu họ vào phòng họp trước chủ phòng.
Tính năng Webinars không hỗ trợ Phòng chờ. Do đó bạn phải cần đến một phiên thực hành hội thảo trên web như một giải pháp thay thế.
Phòng Chờ sẽ bị tắt theo mặc định đối với các cuộc họp tức thì và các cuộc họp Zoom Phone. Bạn chỉ có thể bật Phòng chờ cho các cuộc họp này bằng tùy chọn Bảo mật trong bảng điều khiển trong cuộc họp.
cách bật phòng chờ trên zoom
cách bật phòng chờ cho các cuộc họp đã lên lịch
Account
Để bật Phòng chờ cho tất cả người dùng trong tài khoản, thực hiện các bước sau:
Đăng nhập tài khoản Zoom trên trang Zoom.us với tư cách là quản trị viên, người có đặc quyền chỉnh sửa, cài đặt tài khoản.
Trong menu điều hướng, nhấp vào Account Management (Quản lý tài khoản), sau đó nhấp vào Account Settings (Cài đặt tài khoản).
Trong phần Security (Bảo mật), xác minh tính năng Phòng chờ (Waiting Room) đã được bật.
Lưu ý: Nếu cài đặt bị tắt, hãy nhấp vào nút chuyển đổi trạng thái để bật. Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, hãy chọn Turn On để xác minh thay đổi.
Nhấp vào Edit Options (Chỉnh sửa Tùy chọn) nếu bạn muốn chỉ định các tùy chọn Phòng chờ.
Nếu bạn muốn cài đặt này bắt buộc đối với tất cả người dùng trong tài khoản của mình, hãy nhấp vào biểu tượng khóa, sau đó nhấp vào Lock để xác nhận cài đặt.
Group
Để bật Phòng chờ cho tất cả thành viên của một nhóm cụ thể, thực hiện các bước sau:
Đăng nhập tài khoản Zoom trên trang Zoom.us với tư cách là quản trị viên, người có đặc quyền chỉnh sửa, cài đặt tài khoản.
Trong menu điều hướng, chọn User Management (Quản lý người dùng), sau đó chọn Group Management (Quản lý nhóm).
Chọn tên nhóm, sau đó chọn tab Meeting (Cuộc họp).
Trong phần Security (Bảo mật), xác minh tính năng Waiting Room (Phòng chờ) đã được bật.
Lưu ý: Nếu cài đặt bị tắt, hãy nhấp vào nút chuyển đổi trạng thái để bật. Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, hãy chọn Turn On để xác minh thay đổi. Nếu tùy chọn chuyển sang màu xám, nó đã bị khóa ở cấp tài khoản và cần được thay đổi ở cấp đó.
Nhấp vào Edit Options (Chỉnh sửa Tùy chọn) nếu bạn muốn chỉ định các tùy chọn Phòng chờ.
Nếu bạn muốn đặt cài đặt này là bắt buộc đối với tất cả người dùng trong nhóm này, hãy nhấp vào biểu tượng khóa, sau đó nhấp vào Lock để xác nhận cài đặt.
User
Để bật Phòng chờ cho riêng bạn, thực hiện theo các bước sau:
Đăng nhập tài khoản Zoom trên trang Zoom.us
Trong menu điều hướng, nhấp vào Settings (Cài đặt)
Trong phần Security (Bảo mật), xác minh tính năng Waiting Room (Phòng chờ) đã được bật
Lưu ý: Nếu cài đặt bị tắt, hãy nhấp vào nút chuyển đổi trạng thái để bật. Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, hãy chọn Turn On để xác minh thay đổi. Nếu tùy chọn chuyển sang màu xám, nó đã bị khóa ở cấp nhóm hoặc cấp tài khoản. Bạn cần liên hệ với quản trị viên để bật phòng chờ
Nhấp vào Edit Options (Chỉnh sửa Tùy chọn) nếu bạn muốn chỉ định các tùy chọn Phòng chờ
cách bật, tắt chế độ phòng chờ khi tham gia cuộc họp trong zoom
Trên Windows, macOS
Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng Participants (Người tham gia) ký hiệu người tham gia trong zoom
Chọn More, sau đó chọn Enable Waiting Room để bật hoặc tắt phòng chờ
tham khảo dịch vụ cho thuê laptop giá rẻ tại hà nội ở đây
Trên thiết bị Linux
Với vai trò là người chủ trì cuộc họp, hãy nhấp vào biểu tượng Participants (Người tham gia)
Chọn More, sau đó chọn Put in Waiting Room để bật phòng chờ
Trên Android
Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, chọn More (Thêm)
Chọn Meeting Settings (Cài đặt cuộc họp)
Bật Waiting Room (Phòng chờ)
Trên iOS
Nếu bạn là người chủ trì cuộc họp, chọn More (Thêm)
Chọn Advanced Settings (Cài đặt nâng cao)
Chuyển Put Attendee in Waiting Room on Entry (Đặt Người tham dự trong Phòng chờ khi đăng nhập) thành màu xanh lục để bật phòng chờ, hoặc màu trắng để tắt phòng chờ
tham khảo thêm các tùy chọn phòng chờ zoom
Who should go in the waiting room? Ai nên vào phòng chờ?
Everyone: Tất cả những người tham gia cuộc họp của bạn sẽ được nhận vào Phòng chờ
Users not in your account: Chỉ những người tham gia không có trong tài khoản Zoom của bạn hoặc chưa đăng nhập mới được nhận vào Phòng chờ. Nếu chưa đăng nhập, họ sẽ có tùy chọn đăng nhập
Users who are not in your account and not part of the allowed list: Người dùng không có trong tài khoản của bạn và không thuộc danh sách được phép. Người dùng trong tài khoản của bạn hoặc đã đăng nhập vào tài khoản Zoom tại các miền bạn liệt kê sẽ bỏ qua Phòng chờ. Sau khi chọn tùy chọn này, hãy nhập các miền, phân tách nhiều miền bằng dấu phẩy
Users invited during the meeting by the host or co-hosts will bypass the waiting room: Người dùng mà người chủ trì hoặc người đồng tổ chức đã mời trong cuộc họp sẽ bỏ qua Phòng chờ. Điều này áp dụng cho những người dùng được mời trực tiếp thông qua Zoom trong cuộc họp hoặc những người dùng được mời qua điện thoại
Lưu ý: Cài đặt này không áp dụng cho Zoom Room hoặc room system. Phòng được mời sẽ luôn được đặt trong Phòng chờ.
Who can admit participants from the waiting room? Ai có thể chấp nhận người tham gia từ phòng chờ?
Host and co-hosts only: Chỉ chủ phòng/đồng chủ phòng mới có thể chấp nhận những người tham gia đang ở trong Phòng chờ vào cuộc họp.
Host, co-hosts, and anyone who bypassed the waiting room (only if host and co-hosts are not present): Chỉ những người sau đây mới có thể chấp nhận người tham gia đang ở trong Phòng chờ.
Chủ phòng/ đồng chủ phòng
Những người tham gia không vào Phòng chờ (họ chỉ có thể kết nạp những người tham gia khác nếu chủ phòng/đồng chủ phòng không có mặt trong cuộc họp
Bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề, logo và mô tả của Phòng chờ ở cấp tài khoản, nhóm hoặc người dùng
Lưu ý: Để tùy chỉnh phòng chờ, bạn cần bật Phòng chờ trước khi có tùy chọn tùy chỉnh
Sau khi bật Phòng chờ (Waiting Room), hãy điều hướng đến phần Security. Nhấp vào biểu tượng bút chì bên dưới tùy chọn Phòng chờ (Waiting Room)
Thao tác này sẽ mở ra các tùy chọn tùy chỉnh Phòng chờ
Tiêu đề: Nhấp vào bút chì bên cạnh Please wait, the meeting host will let you in soon để cập nhật tiêu đề cuộc họp. Nhấp vào dấu ( ✓ ) khi bạn hoàn tất. Tiêu đề được giới hạn trong 64 ký tự
Logo: Nhấp vào biểu tượng bút chì để tải lên logo. Logo có thể ở định dạng GIF, JPG hoặc PNG. Hình ảnh không được vượt quá 1MB. Chiều cao và chiều rộng tối thiểu là 60px và tối đa là 400px
Mô tả: Nhấp vào Add waiting room description để thêm mô tả cho Phòng chờ. Nhấp vào ✓ khi bạn hoàn tất. Mô tả được giới hạn trong 400 ký tự
Nhấp vào Close khi bạn hoàn tất
Những người tham gia sẽ thấy thông báo Phòng chờ đã được chỉnh sửa của bạn khi họ tham gia cuộc họp
Giáo viên có thể quản lý, điểm danh học sinh trên phần mềm Zoom bằng cách xuất báo cáo đăng ký hoặc xuất báo cáo câu hỏi thăm dò ý kiến. Bằng cách này, giáo viên có thể quản lý số lượng học sinh đã tham gia lớp học online
Đặc biệt là đối với các lớp học có đông học viên, ngoài ra tính năng xuất báo cáo này của Zoom còn có thể đươc áp dụng trong các công ty, các buổi hội thảo có đông người tham gia
Bằng cách điểm danh trên Zoom này chủ phòng có thể quản lý xem có những ai đã tham gia cuộc họp
Nếu bạn đang quan tâm đến vấn đề này, hãy tham khảo bài viết dưới đây về cách xuất báo cáo, điểm danh học sinh/người tham gia cuộc họp trên Zoom
Bước 3: Điền hoặc chọn thông tin các tùy chọn sau với ý nghĩa giải thích bên dưới
Trong đó:
3_ Tên phòng học, đặt theo tên môn_ ngày tháng năm diễn ra lớp học
4_Thời gian bắt đầu học
5_ Thời gian diễn ra lớp học
6_Mã ID lớp học
7_Mật khẩu phòng học
8_Bỏ chức năng recording
9_Lưu phòng học đã tạo
Một phòng Zoom, trong 1 thời điểm tồn tại 1 host (chủ phòng), lúc mới tạo chủ phòng là người tạo ra phòng học
Một phòng Zoom, trong 1 thời điểm tồn tại nhiều Co-host (phó phòng), có chức năng tương tự chủ phòng ngoại trừ tính năng xóa/hủy phòng
Chủ phòng có tính năng sau
Share screen (share màn hình) giảng bài
Bật/ tắt mic/ video các thành viên
Gán quyền chủ phòng/ phó phòng cho người khác
hướng dẫn điểm danh trên zoom
Hiện tại có hai cách để điểm danh học sinh, sinh viên trên Zoom:
Điểm danh bằng cách xuất báo cáo đăng ký sau khi đã bật tính năng Registration (đăng ký) cho cuộc họp
Điểm danh bằng cách xuất báo cáo thăm dò ý kiến sau khi đã bật tính năng Polling (thăm dò ý kiến) cho cuộc họp
Điều kiện xuất báo cáo
Bạn phải là chủ phòng (Usage Reports đã được bật), quản trị viên hoặc chủ tài khoản.
Sử dụng tài khoản Zoom Pro, API Partner, Zoom Business, Zoom Education
Để có thể xuất báo cáo, điểm danh học sinh trên Zoom, người dùng phải cài đặt phần mềm Zoom có trả phí. Phiên bản Zoom miễn phí không hỗ trợ tính năng này
Thực hiện lần lượt các bước bên dưới:
Trong đó
3_ 4 Chọn khoảng thời gian diễn ra lớp học
5_Quan sát dòng có thời gian nằm trong khoảng thời gian diễn ra lớp học cùng với số phút và người gian nhiều nhất, click vào số người tham gia (vd: 231 như hình)
Sau đó file điểm danh .csv sẽ tự tải về máy. Hoàn thành!
Theo mặc định, báo cáo đăng ký chứa các thông tin sau của những người tham gia đã đăng ký:
Họ và tên
Địa chỉ email
Ngày và giờ đăng ký
Trạng thái phê duyệt
Báo cáo thăm dò ý kiến chứa các thông tin sau của những người tham gia đã trả lời câu hỏi thăm dò ý kiến:
Tên người dùng và địa chỉ email
Ngày và giờ họ gửi câu trả lời
Câu hỏi thăm dò ý kiến và câu trả lời của người tham gia
Xem video hướng dẫn dưới đây để thao tác dễ dàng hơn
lưu ý
Báo cáo cuộc họp sẽ tự động bị xóa sau 30 ngày kể từ ngày đã lên lịch cuộc họp. Đây cũng là lúc cuộc họp bị xóa khỏi trang Previous Meetings trên trình duyệt web
Nếu cuộc họp đã bị xóa khỏi danh sách Cuộc họp trình duyệt web. Bạn không thể tạo báo cáo cho cuộc họp đó. Bạn vẫn có thể tải xuống bất kỳ báo cáo nào đã tạo trước khi xóa cuộc họp
Bạn nên tạo báo cáo cuộc họp ngay sau khi cuộc họp đã kết thúc. Nếu đã tạo báo cáo trước khi bắt đầu cuộc họp. Bạn nên tạo lại báo cáo để lấy dữ liệu được thu thập trong cuộc họp. Chỉ có thể tạo báo cáo thăm dò ý kiến trong phiên họp trực tiếp, sau khi cuộc thăm dò đã kết thúc
Nếu một cuộc thăm dò ý kiến được khởi động lại trong một cuộc họp. Báo cáo thăm dò ý kiến sẽ chỉ hiển thị cho cuộc thăm dò cuối cùng. Nếu bạn cần khởi chạy cùng một cuộc thăm dò hai lần và muốn cả hai bộ dữ liệu. Hãy cân nhắc tạo một cuộc thăm dò thứ hai với các câu hỏi giống như ban đầu để tránh khởi chạy lại
Báo cáo thăm dò ý kiến có thể được tạo và tải xuống trong phiên họp trực tiếp. Chủ phòng phải sử dụng Zoom Client phiên bản 5.4.7 trở lên
