Hội nghị khách hàng có thể được thể hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như: lễ kỷ niệm, lễ gặp mặt, lễ tri ân. Đối với những công ty có nhiều hệ thống đại lý thì còn có các tên gọi như: hội nghị nhà phân phối, tri ân đại lý,… Dù dưới những tên gọi là gì đi nữa thì hội nghị khách hàng vẫn là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng
Trong bài viết này, chúng tôi xin gợi ý 7 bước cơ bản để có thể tổ chức một hội nghị khách hàng thành công
7 bước tổ chức sự kiện thành công
Xây dựng kịch bản hội nghị khách hàng quý công ty, doanh nghiệp cần nắm bắt qua các bước sau:
1.địa điểm tổ chức sự kiện
Lựa chọn nơi phù hợp và đảm bảo có đầy đủ các điều kiện để tổ chức sự kiện
- Nên chọn địa điểm dễ tìm, giao thông thuận tiện để khách hàng dễ tới. Có thể là đặt tại các công ty cung cấp dịch vụ, khách sạn, trung tâm hội nghị, hội thảo…Nhưng cần chú ý địa điểm tổ chức này có đủ khả năng đảm bảo quy mô sự kiện, các chương trình diễn ra trong sự kiện
- Cần đảm bảo thiết bị âm thanh ánh sáng đầy đủ, cách trang trí theo đúng chủ đề, bàn ghế cho khách hàng ngồi ổn định, thoải mái để truyền đạt thông điệp một cách tốt nhất
2.thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần. Nên lưu ý ngày cuối tuần mọi người thường dậy muộn hơn. Để tránh làm phiền thì khung giờ hợp lý nhất để tổ chức sự hiện là 14h – 16h chiều, 17h đến 20h tối.
3.xây dựng kịch bản chương trình
Để có một hội nghị khách hàng thành công thì việc chuẩn bị kịch bản không thể sơ sài được, việc kịch bản không tốt có thể dẫn đến những kết quả xấu cho buổi hội nghị của doanh nghiệp như: khách hàng cảm thấy buồn chán, không tập trung khiến buổi sự kiện trở nên không được suôn sẻ
Xây dựng kịch bản, mẫu lời dẫn chương trình hội nghị khách hàng phải chuyên nghiệp. Chính vì thế nội dung trong kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng phải được lên sẵn phần nào diễn trước phần nào diễn sau, điểm nhấn ở đâu nhằm tri ân khách hàng, gây ấn tượng và truyền đạt thông điệp cho khách hàng nắm bắt được
tham khảo dịch vu cho thuê wifi sự kiện
Cần đảm bảo mọi công tác được chuẩn bị sẵn sàng trước, trong và sau sự kiện
4.chuẩn bị lập kế hoạch, phân công công việc cụ thể
Chuẩn bị kế hoạch cụ thể, chi tiết. Ban tổ chức nên phân chia ra các bộ phận. Phân công chức năng, nhiệm vụ cho từng bộ phận. Lập bảng kế hoạch tiến độ thường xuyên kiểm tra, giám sát
Lập tổ hoạt động chia thành nhóm nhỏ để thực hiện:
- Đối ngoại: Phụ trách giấy mời, gửi thư mời đến tay khách hàng
- Hậu cần: Setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông
- Lễ tân: Phụ trách tiếp đón khách, đưa khách vào hội trường, hướng dẫn ổn định chỗ ngồi cho khách hàng
- An ninh đảm bảo các công tác an toàn cho sự kiện
- Chuẩn bị các trường hợp phòng bị nếu có sự cố xẩy ra để tránh chương trình bị gián đoạn
5.gửi thư mời tham gia
Gửi thư mời là công việc dành cho nhóm đối ngoại nhưng trước khi gửi thư mời cần thống kê số lượng khách hàng cụ thể, bao gồm những ai tham dự
- Thư mời cần được gửi trước sự kiện 07 ngày và trong nội dung cần ghi rõ nội dung, địa điểm chi tiết
- Tránh gửi thiếu thư, đối với những khách hàng VIP tùy theo yêu cầu sẽ có những cách mời riêng đối với những khách cụ thể
6.công tác chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra
Công tác chuẩn bị đóng vai trò quan trọng. Không gian tổ chức hội nghị nên được bố trí như sau:
- Bố trí vị trí cửa ra vào
- Treo khẩu hiệu chào mừng
- Đặt sẵn bản chỉ dẫn khách mời để đi lại dễ dàng
- Trưng bày sản phẩm của công ty, doanh nghiệp
- Treo slogan, khẩu hiệu chính lên sân khấu
- Treo logo của công ty, doanh nghiệp
Trước khi bắt đầu nên có sự tổng duyệt để có sự sẵn sàng nhất định. Ngoài ra sẽ có các công việc khác chuẩn bị cho khách mời như quà tặng cho khách, ghi hình giới thiệu sản phẩm.
Chúng tôi cung cấp dịch vu cho thuê laptop uy tín hàng đầu
7.kết thúc
Sau khi kết thúc chương trình, doanh nghiệp sẽ tặng quà khách mời và tiễn khách về chu đáo. Những món quà phổ biến trong tổ chức hội thảo, hội nghị khách hàng thường là những quyển sổ tay (có in logo doanh nghiệp), bút bi. Đó đều là những vật dụng không thể thiếu trong môi trường làm việc văn phòng.
lời kết
Trên đây là 7 bước cơ bản để tổ chức thành công 1 sự kiện dù lớn hay nhỏ. Hãy chuẩn bị cho công ty, doanh nghiệp của bạn một kịch bản chất lượng, kỹ lưỡng, chi tiết để mang tới sự thành công nhé.
Htech là đơn vị hoạt động lâu năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, đã và đang tạo dựng được chỗ đứng trên thị trường
Với khả năng thiết kế chương trình chuyên nghiệp, bố trí từng khâu, từng phần chặt chẽ, chúng tôi tự tin sẽ làm hài lòng mọi đối tượng khách hàng, góp phần đồng hành cùng doanh nghiệp quảng bá những giá trị cốt lõi trong hoạt động kinh doanh
Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc trong việc tổ chức sự kiện nói chung và hội nghị khách hàng nói riêng. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn các dịch vụ sự kiện chuyên nghiệp với giá cả ưu đãi nhất thị trường. Xin cảm ơn!