Khi cần lắp đặt một hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp có 2 sự lựa chọn dành cho ban. Một là lắp đặt hệ thống tổng đài truyền thống theo phương pháp đã cũ. Hai là xây dựng hệ thống tổng đài ảo, đây là giải pháp mới với rất nhiều ưu điểm. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu vấn đề này nhé.
tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo không giống tổng đài truyền thống, đòi hỏi một khoản đầu tư lớn và bảo trì và đào tạo liên tục, tổng đài ảo đang là giải pháp mà nhiều doanh nghiệp hướng đến.
Tổng đài ảo hay còn gọi bằng những cái tên như Hosted PBX, Cloud PBX, Vitural PBX là một hệ thống tổng đài điện thoại doanh nghiệp, được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet. Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX* truyền thống, đồng thời cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập mọi thứ.
*PBX: là viết tắt của Private Branch Exchange, đây là một hệ thống điện thoại riêng cho phép một tổ chức giao tiếp với bên trong cũng như bên ngoài. Hệ thống tổng đài là hệ thống để định tuyến các cuộc gọi đến, cho phép bạn chuyển các cuộc gọi đến các tiện ích mở rộng khác và chứa tất cả các thông số kỹ thuật về cách hệ thống tổng đài điện thoại của bạn sẽ hoạt động.
lợi ích của tổng đài ảo
Hệ thống tổng đài đóng một vai trò vô cùng quan trọng, góp phần mang lại nhiều thành công doanh nghiệp. Nếu như tổng đài truyền thống trước đây thường gây tốn kém về chi phí từ việc mua hệ thống phần cứng đến các chi phí lắp đặt, hay cả chi phí sửa chữa khi hư hỏng và thuê nhân viên để quản trị, thì ngày nay, với sự ra đời của dịch vụ tổng đài ảo đã mang đến rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và khắc phục được những hạn chế của tổng đài truyền thống trước đây.
- Chi phí thấp, tiết kiệm được chi phí cho doanh nghiệp
- Khách hàng không cần đầu tư thiết bị tổng đài, và có thể sử dụng các thiết bị đầu cuối sẵn có như laptop, smartphone để kết nội
- Khách hàng không cần bảo trì, bảo hành, không lo các sự cố hỏng hóc thiết bị
- Thời gian triển khai cực nhanh, đáp ứng yêu cầu trong vòng 24h
- Chi phí khách hàng bỏ ra chính xác là yêu cầu dịch vụ với số lượng, các định lượng cụ thể
- Khả năng mở rộng, đáp ứng nhu cầu thay đổi cực nhanh, trong vòng 24h
- Máy chủ và thiết bị tổng đài được đặt tại trung tâm dữ liệu chuyên dụng, nên có thể làm việc 24/7
- Các kịch bản về thoại, và các chức năng mới nếu cần thay đổi sẽ diễn ra nhanh chóng trong vòng 24h
- Khách hàng không cần đâu tư nhân sự quản trị hệ thống tổng đài, không cần thuê dịch vụ thực hiện quản trị và thay đổi trong trường hợp cần thiết
xây dựng hệ thống tổng đài ảo
Với những lợi ích mà tổng đài ảo mang lại cũng như sự quan trọng của nó, việc doanh nghiệp của bạn sở hữu hệ thống tổng đài ảo là việc cần thiết. Tuy nhiên, để doanh nghiệp lựa chọn tự xây dựng tổng đài ảo hay thuê để sử dụng thì còn tùy thuộc vào nhu cầu của từng doanh nghiệp.
phương án tự xây dựng tổng đài ip
Phương án này doanh nghiệp được chủ động trong tất cả mọi việc quản trị, chỉ chi trả cho lần đầu tư thiết bị và được sử dụng hệ thống lâu dài và không mất tiền thuê bao hàng tháng. Hệ thống không có sự can thiệp từ bên thứ 3 nên phần nào đảm bảo được tính bảo mật.
Tuy nhiên, doanh nghiệp phải đầu tư toàn bộ mọi thiết bị từ tổng đài IP, điện thoại IP, hệ thống kết nối, thiết bị chuyển đối (nếu có), các licenses nâng cấp… Đây là chi phí không hề nhỏ đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Ngoài ra, doanh nghiệp buộc phải bổ sung nguồn lực và ngân sách cho đội ngũ vận hành, bảo dưỡng, bảo trì để đảm bảo hệ thống hoạt động xuyên suốt. Để đảm bảo hệ thống được cập nhật mới thì sẽ phải phụ thuộc vào trình độ chuyên môn IT tại doanh nghiệp.
phương án thuê tổng đài ảo
Với phương án này, chúng ta hoàn toàn có thể hưởng những lợi ích sau:
- Triển khai nhanh chóng dễ dàng, chi phí đầu tư ban đầu thấp, không mất nhiều tiền cho việc đầu tư thiết bị
- Quản trị hệ thống đều nằm ở bên thứ 3, không cần phải tốn chi phí nhân sự để vận hành hệ thống
- Không lo về việc bảo trì, bảo dưỡng, khấu hao thiết bị…
Một điểm cần chú ý khi thuê hệ thống tổng đài ảo bên thứ 3
Khi triển khai phương án thuê tổng đài ảo, doanh nghiệp phải trả chi phí thuê bao hàng tháng. Tuy nhiên mức chi phí khá thấp và hoàn toàn có thể dựa vào nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.
Vì là thuê hệ thống nên việc đảm bảo bảo mật đều nằm ở bên thứ 3. Doanh nghiệp khi triển khai thì nên lưu ý đến các điều khoản bảo mật khi hợp tác nhằm đảm bảo dữ liệu luôn được bảo vệ.
lời kết
Tùy vào khả năng tài chính, quy mô doanh nghiệp, năng lực quản trị hệ thống mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn giải pháp xây dựng hệ thống tổng đài phù hợp.
Nếu bạn cần thêm thông tin hoặc muốn trải nghiệm hệ thống tổng đài ảo chuyên nghiệp, hiện đại, đầy đủ tính năng mà với chi phí phù hợp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng nhất.
Cảm ơn bạn đã quan tâm đến bài viết!